Αρθρο της Μαρίας Παπάζογλου που δημοσιεύθηκε στο Capital στις 27 Νοεμβρίου του 2020.

Έχετε σκεφτεί πώς θα μπορέσετε να διοικήσετε αποτελεσματικά σε αυτή τη νέα και απρόσμενη καθημερινότητα;

Η τηλε-εργασία έφερε άγνωστα θέματα στη ζωή μας, είναι όμως αυτά διαχειρίσιμα ή μια ακόμα δικαιολογία να “αντισταθούμε” στην αλλαγή;

Η πανδημία έχει γίνει πια μέρος της καθημερινότητας μας και στην εργασία. Όλοι οι εργαζόμενοι καλούμαστε να αντιμετωπίσουμε μια νέα πραγματικότητα ενώ οι προκλήσεις για τους managers που βρίσκονται σε θέσεις ευθύνης είναι ιδιαίτερα σημαντικές. Συζητώντας συχνά με στελέχη επιχειρήσεων αλλά και ειδικούς στα θέματα Ανθρώπινου Δυναμικού διαπιστώνω πως μια από τις σημαντικότερες ανησυχίες τους είναι το πώς θα μπορέσουν να διοικήσουν αποτελεσματικά σε μια νέα πραγματικότητα που έχει αλλάξει άρδην την ανθρώπινη εμπειρία της εργασίας, χωρίς να επηρεαστεί η αποδοτικότητα και τα αποτελέσματα της ομάδας τους. 

Τα καλά νέα είναι πως υπάρχουν τρόποι να ξεπεράσουμε αυτές τις προκλήσεις και πως η νέα πραγματικότητα σαφώς έχει και πλεονεκτήματα από τα οποία μπορούμε να ωφεληθούμε. Για παράδειγμα όπως προκύπτει από έρευνες η εργασία στο σπίτι έχει αυξήσει την παραγωγικότητα και τον βαθμό ικανοποίησης των εργαζομένων αφού μπορούν πια να δουλεύουν ήρεμοι και απερίσπαστοι στην ησυχία του σπιτιού τους. Σε αυτό πρέπει να συνυπολογίσουμε και την εξοικονόμηση χρόνου από τη μετακίνηση από και προς το γραφείο αλλά και τη μείωση των περισπασμών που ευνοούν οι ενιαίοι χώροι εργασίας. Υπολογίζεται πως όσοι εργάζονται από το σπίτι δουλεύουν 1,4 μέρες περισσότερο κάθε μήνα και 16,8 τον χρόνο από αυτούς που πηγαίνουν στο γραφείο ενώ όπως προέκυψε από μελέτη του Owl Lab όσοι εργάζονται από το σπίτι δουλεύουν 40 ώρες παραπάνω την εβδομάδα, δηλαδή 43% περισσότερο από αυτούς που εργάζονται στο γραφείο. 

Εμπιστοσύνη

Είναι φυσικό και αναμενόμενο πολλοί managers να ανησυχούν πως εκτός των ορίων του γραφείου είναι δύσκολο να ελέγξουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων τους. Οι έρευνες πάντως αποδεικνύουν πως συχνά ο αυξημένος έλεγχος δεν φέρνει καλύτερα αποτελέσματα.  Eίναι η αίσθηση εμπιστοσύνης που εισπράττουν από τον manager τα μέλη της ομάδας του που επηρεάζει θετικά τόσο την παραγωγικότητα όσο και την αφοσίωση τους. Εάν πάλι επιμένετε στην αποτελεσματικότητα του ελέγχου μια μεγάλη γκάμα από εφαρμογές όπως το ADP είναι στη διάθεση σας για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις ενέργειες και τη ροή της δουλειάς της ομάδας σας.

Δημιουργικότητα και νέες ιδέες

Όπως αποδεικνύουν πρόσφατες έρευνες οι ιδέες δεν προκύπτουν μόνο στην αίθουσα συσκέψεων ή από μια τυχαία συνάντηση δίπλα στη μηχανή του καφέ. Όπως αναλύει η συγγραφέας Susan Cain, η κοινωνία μας έχει υπερεκτιμήσει την ομαδική εργασία και μάλιστα είναι πολλές οι ενδείξεις ότι τόσο οι ανοιχτοί χώροι εργασίας όσο και οι τυχαίες συναντήσεις στους διαδρόμους οδηγούν σε μείωση της παραγωγικότητας.  Δεν είναι τυχαίο άλλωστε ότι από τον Πικάσο μέχρι τον Steve Wosniak όλοι συμβουλεύουν αυτούς που θέλουν να δημιουργήσουν, να εφεύρουν ή και να καινοτομήσουν να δουλεύουν μόνοι. 

Συνεργασία 

Έρευνα του https://aom.org/ απέδειξε ότι πιο αποδοτικές ομάδες εργασίας ήταν αυτές που μοιράζονταν πληροφορίες on line γιατί έδιναν στους συμμετέχοντες τον χρόνο να τις επεξεργαστούν πριν απαντήσουν. Ενθαρρύνοντας την ομάδα σας να επιτρέπει στο κάθε μέλος της να έχει τον δικό του ρυθμό ανταπόκρισης στην επικοινωνία (στις περιπτώσεις που αυτό είναι εφικτό) θα έχετε ένα καλύτερο και πιο αποδοτικό επίπεδο συνεργασίας. 

Σύνδεση 

Clouds, διαδικτυακοί χώροι συναντήσεων, κάνουν τη σύνδεση εξ αποστάσεως πιο εύκολη από ποτέ. Θα βοηθούσε πολύ να ορίσετε μια πρωινή ζωντανή συνάντηση με την ομάδα σας για να συντονιστείτε και να μπείτε στον εργασιακό ρυθμό της ημέρας. Θέστε σύντομα την ατζέντα, τις προτεραιότητες και τους στόχους. Όταν σαν δοθεί η ευκαιρία επικοινωνήστε σε προσωπικό επίπεδο με κάθε μέλος της ομάδας σας κάνοντας μια φιλοφρόνηση, ένα θετικό σχόλιο για την απόδοση του. Φροντίστε εκτός από τις επαγγελματικές διαδικτυακές συσκέψεις να οργανώνετε virtual happy hours ακόμη και μέσα στις εργάσιμες ώρες για να αποφορτίσετε την ομάδα σας.  Η εφαρμογή ενός πιο ευέλικτου ωραρίου επίσης βοηθά στην καταπολέμηση του στρες. Πολύ χρήσιμο επίσης είναι -ειδικά όταν μιλάμε για νέες ιδέες- να ορίσετε έναν χώρο όπου κάθε μέλος της ομάδας ασύγχρονα θα μπορεί να μοιράζεται τις δικές του.  

Δημιουργήστε αίσθηση ασφάλειας

Μέσα σε μια στρεσογόνο περίοδο όπως αυτή που διανύουμε η χρήση νέων τεχνολογιών μπορεί να δημιουργήσει επιπλέον στρες. Φροντίστε να είστε σε στενή επαφή με το τμήμα της μηχανοργάνωσης. Υπογραμμίστε την ανάγκη όλα να γίνουν όσο πιο απλά στη χρήση γίνεται δίνοντας ιδιαίτερη έμφαση στην ασφάλεια. Φροντίστε όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν laptop με το ίδιο ενημερωμένο software και επιλέξτε προσεκτικά τα apps που θα χρησιμοποιήσετε για την επικοινωνία σας και τις βιντεοκλήσεις. Προσφέρετε στην ομάδα την απαραίτητη επιμόρφωση και το περιθώριο μιας περιόδου προσαρμογής.

Είτε νιώθουμε έτοιμοι για την νέα κατάσταση της τηλε-εργασίας είτε όχι, αυτή θα είναι η πραγματικότητα μας οπότε αντί να “αντιστεκόμαστε”, θα ήταν καλύτερα να προσαρμοστούμε και να μην υποτιμούμε τα πλεονεκτήματα της. Πολύ πιθανόν αυτά να διαμορφώσουν μια καλύτερη πραγματικότητα στην εργασία και στην μετά Covid-19 εποχή.